Spoiler: No es lo que parece, nos encanta Excel y de hecho lo usamos y mucho, aunque conocemos sus limitaciones y sobre todo su objetivo, es increíblemente practico y funcional para muchas ocasiones.
Nos parece una aplicación tremendamente útil y no conocemos ninguna empresa, emprendedor o estudiante que no lo use de forma intensiva en algún momento de su tarea. Pero, como todo, Excel funciona mejor para unas cosas que para otras y, en algunas de ellas, puede ser hasta contraproducente.
Por eso vamos a hablar, siempre bajo nuestro punto de vista, para qué sirve Excel realmente, qué problemas puedes tener y, lo más importante, cómo solucionarlo y como integrarla a su día día.
¿Qué hace bien Excel realmente?
La respuesta corta es simplemente “muchas cosas”, pero queremos ir algo más allá dándole alguna pincelada sobre para lo que realmente está concebido Excel.
Sin dudas que Excel es quizá la aplicación más importante de todo el paquete Office y, si en uso puede rivalizar con Word, sí que está a la cabeza en cuanto a datos de empresa, ya que normalmente en Excel creamos cuadros de mandos e información estadística o financiera, a veces incluso gestión y control de stocks, listas de precios. En definitiva, cosas muy ligadas al negocio y que, sin ellas, muchas veces se nos tambalea la forma en la que tenemos bajo control los datos.
Excel es una aplicación para hojas de cálculo
Explicamos esta herramienta sintéticamente en nuestro post, pero resumiendo Excel siempre fue concebido como una aplicación para hacer hojas de cálculo complejas, y eso es lo que hace realmente bien.
Tiene más de 300 funciones, algunas muy sencillas pero otras súper complejas como los macros o la posibilidad de vincular hojas de cálculo entre ellas, y eso lo hace realmente potente.
Pero, ¿qué es una hoja de cálculo?
Técnicamente hablando, una hoja de cálculo no es más que una aplicación que está organizada en filas y columnas. Pero, si vamos al fondo de la cuestión, tenemos mucho más por decir.
Por tener un concepto en la cabeza, una hoja de cálculo es una calculadora muy grande, con muchas funciones, y con mucha memoria. Pero no deja de ser una calculadora.
No es un ERP , no es un CRM y no es una plataforma de gestión en general, es una plataforma de calcular.
Y es ahí donde vienen sus limitaciones y lo que debemos tener en cuenta.
Capacidad para hacer gráficos sencillos
Otra de las cosas que hace relativamente bien es, gracias a unos datos introducidos, hacer gráficos de muchas formas distintas, de una forma muy intuitiva y práctica.
Hay aplicaciones mucho más profesionales para esta tarea, y no piense que Excel va a llegar en el ámbito de la investigación en muchos casos, pero, para el 90% de las veces, funciona y de manera muy eficiente.
Ojo, cuando decimos sencillos no es que no pueda procesar grandes cantidades de datos que, si le das tiempo, sí que puede hacerlo, si bien el rendimiento baja. Decimos gráficos estándar, por ello valen para el 90% de los casos.
Excel es versátil, mucho
Su gran punto fuerte es la versatilidad que ofrece, ya que cada persona usa el entramado de celdas como mejor le viene, tanto que, al final, lo mismo se hace un cuadro de mandos que un log de procesos, una lista de precios, un presupuesto, o lo que se imagine, en la misma aplicación.
Precisamente, esta versatilidad ha hecho que Excel sea imprescindible en el mundo empresarial, ya que cada persona lo adapta para que le dé lo que necesita. Esto demuestra que Excel es potente y está bien diseñado, pero, como decíamos al inicio, Excel no puede hacerlo todo bien.
Los principales problemas al trabajar con Excel
Sí, Excel tiene problemas, por supuesto, a nuestro entender los mas importantes podrían ser:
La navegación puede resultar compleja
Si mantienes las cosas sencillas, no suele tener problemas de navegación, pero cuando tenemos una hoja de cálculo con muchas columnas o tremendamente grande, la navegación se vuelve prácticamente imposible, por mucho que inmovilices celdas. Y eso es un problema con el que nos hemos encontrado todos.
De ahí que digamos que Excel no se puede usar como una base de datos, ya que, perderíamos mucho tiempo durante su navegación, cometiendo además bastantes errores. Por si aún tienes dudas, imagine abrir con Excel la típica hoja de cálculo de gestión que tiene 100 columnas e intenta buscar varios datos en ella.
La velocidad no es su fuerte
Una vez más, cuando un libro de Excel empieza a crecer, la velocidad empieza abajar, ya que no está diseñado para ser la aplicación más veloz del mundo. Esto es un problema cuando tenemos documentos con miles de filas (algo muy normal), cada vez se vuelven más pesados y llega un momento que usarlo es complejo, debido a la velocidad de respuesta de la propia aplicación.
Esto no ocurre con las aplicaciones de gestión bien realizadas, que aguantan una gran carga de datos (estamos hablando de millones) con un rendimiento óptimo, y esta lacra va a hacer, una vez más, que no nos sirva como herramienta de gestión en procesos, donde las bases de datos tienen decenas de miles de líneas (o millones, claro, depende del tamaño de la misma).
Consumo de recursos elevado
Si abre un libro grande, va a tener un consumo de CPU y, en ocasiones, de RAM, muy elevado, y eso va a hacer que se ralentice todo el sistema, a veces, con cada movimiento. En los años que corren, no estamos acostumbrados a este comportamiento, ya que lo queremos todo ya para poder trabajar. Con Excel y muchos datos, esto no lo vas a conseguir.
Si lo compara con la típica aplicación de gestión, el cambio de rendimiento es palpable. Pasas de que un ordenador potente sufra simplemente por abrir la hoja de cálculo, a navegar sin problemas por una aplicación.
Excel online está bien, pero le faltan funcionalidades
En los últimos años y con la irrupción de Office 365, Microsoft dio un empujón muy fuerte a las versiones online, incluida la de Excel, que podríamos decir que es su caballo de batalla principal.
El problema es que, aunque Excel online está bien y funciona correctamente, le faltan funcionalidades avanzadas.
Sí, un usuario medio no lo va a notar, pero, en cuanto quieras hacer cosas algo más complejas, estoy seguro que vas a echar en falta alguna funcionalidad importante que sencillamente desapareció de la versión online.
Excel no es una base de datos
Hay muchos tipos de bases de datos (relacionales, distribuidas, orientadas a objetos…), y muchas soluciones para hacerlas, pero Excel no es una de ellas. Las bases de datos, además de rápidas, deben ser sólidas para resistir el paso del tiempo y los cambios sin que se produzcan errores o se corrompan, y esta última parte Excel, aunque es estable, no llega al nivel.
De hecho, a todos nos ha pasado alguna vez que, al ir a abrir un Excel, el archivo nos dio algún error de formato o nos mostró el aviso de archivo corrupto, y adiós nuestro trabajo.
Tener los artículos cargados en una aplicación para llevar las compras y ventas, stock y cambios de precios, si bien se «podría» es verdaderamente muy engorroso hacerlo en Excel, y extremadamente sencillo en cualquier aplicación de gestión.
Falta de control de versiones
Otro de los grandes problemas de Excel es la falta en el control de versiones. Cualquier usuario puede simplemente “Guardar Como” el archivo y hacer cambios que el resto no tengan.
Es verdad que la cosa mejora con Excel online, con sus limitaciones, pero la opción sigue estando allí. Esto siempre ocurre cuando no hay una aplicación específica que centralice los datos, y es mucho más importante de lo que crees.
En el día a día de las empresas, no se imagina la cantidad de horas perdidas (y enfados ganados) porque varias personas de un mismo equipo tocaron un Excel desde su computadora a la vez y luego los datos no casan.
Y no se imagina la de veces que ocurre lo de que los Excel empiezan a tener hermanitos casi iguales en los que, cada persona, termina teniendo una hoja de cálculo con variaciones.
Solución: Excel + Una Aplicación de Gestión
Pero tranquilo, que tenemos la solución perfecta.
Pues la mejor opción no es el Excel en sí, en estos casos, lo mejor es tener una aplicación de gestión en la que todos los usuarios implicados puedan introducir los datos, verlos y analizarlos, y lo mas importante sería que esta aplicación nos permita de forma muy sencilla importar y exportar los datos a Exel, de esta manera podríamos utilizar lo mejor de los dos mundos.
Veamos algunos ejemplos:
- Graficas de ventas: Exportamos las ventas por vendedor o mes y creamos graficas importándolas en Excel. Si bien nuestro sistema pueda estar preparado para hacer las gráficas, podemos hacer las nuestras propias sin necesidad de nada de programación.
- Compartir nuestra lista de precios: Podemos exportar nuestra lista en el sistema, e importarla en excel, de esta manera distribuirla de forma mas sencilla y compatible a nuestro clientes.
- Importar artículos: Podemos importar artículos desde una lista en Excel que nos proporcione un proveedor a nuestro sistema.
- Hacer Cálculos personalizados: Exportar desde nuestro sistema, cualquier listado de compras, ventas o estados contables, y hacer desde Excel cualquier calculo que por alguna razón nuestro sistema no tenga pre establecido.
La lista sería casi interminable, hay miles de ejemplos en los que podemos aprovechar esta potente herramienta con nuestro sistema.
Conclusión:
Excel SÍ, pero para complementar nuestro Software de Gestión, y no como sus sistema primario. En otras entradas, seguiremos profundizando con ejemplos tanto de Excel en sí, como de interacciones con un Sistema de Gestión.
